Tahap Perencanaan Sistem

Tahap perencanaan sistem adalah fase awal dalam pengembangan sistem informasi baru ataupun modifikasi sistem informasi lama. Tujuan tahap perencanaan sistem adalah mendapatkan pemahaman yang jelas tentang masalah spesifik yang ingin dipecahkan atau opportunity yang ingin diraih.

Pada tahap perencanaan sistem atau yang juga dikenal dengan investigasi, kamu perlu mengetahui ruang lingkup permasalahan yang ingin dipecahkan, orang-orang yang terpengaruh dengan masalah itu, serta seberapa sering permasalahan tersebut terjadi. Setelah mempunyai pemahaman yang baik tentang masalah, kamu harus memperhatikan betul tentang apakah masalah yang ada tadi benar-benar layak untuk ditangani. Mengapa? Karena memecahkan suatu masalah membutuhkan effort dan sumber daya mencakup orang dan uang, padahal organisasi memiliki keterbatasan. Juga kamu harus mencermati biaya potensial yang dikeluarkan untuk pengembangan sistem, resiko yang mempengaruhi kinerja organisasi, dan manfaat yang akan di dapat apabila sistem berhasil dikembangkan.

Lalu, langkah apa yang paling tepat untuk diperhatikan dan dipersiapakan organisasi pada tahap perencanaan sistem?

Langkah-langkah perencanaan sistem adalah:

1. Meninjau System Investigation Request/System Request

System request adalah rangkuman singkat terkait kebutuhan bisnis yang dibutuhkan dan memaparkan kinerja sistem dalam membantu kebutuhan sistem untuk menghasilkan nilai tambah. System request memerlukan banyak waktu dan effort untuk melakukan penyelidikan sistem, sehingga banyak organisasi saat ini lebih memilih mengadopsi prosedur formalnya. Secara keseluruhan, berarti system request diselesaikan oleh anggota organisasi yang paling terpengaruh oleh sistem baru atau hasil modifikasi.

System request berisi informasi berikut:

• Pernyataan awal organisasi berisi masalah dan peluang untuk dilakukan penanganan. Proses penanganan ini akan disempurnakan selama proses penyelidikan.
• Pembicaraan singkat terkait keselarasan tujuan, sasaran, dan strategi organisasi  yang telah disepakati sebelumnya terhadap upaya yang telah dikeluarkan.
• Mengidentifikasi area umum bisnis dan proses bisnis yang nantinya akan dimasukkan ke dalam ruang lingkup studi. Contohnya pemecahan masalah diskon pelanggan dalam pemrosesan pesanan.

Informasi yang terdapat dalam system request dimanfaatkan oleh manajemen senior dalam membantu tugas mereka untuk rasionalisasi dan memprioritaskan kegiatan departemen Sistem Informasi, serta membuat putusan terkait proyek investigasi mana yang harus dikelola. Didasarkan pada rencana sistem informasi, kebutuhan dan tujuan organisasi, dan estimasi value dan proyek yang diusulkan, selanjutnya manajer akan mengambil keputusan terkait system request yang akan diberi persetujuan.

2. Mengidentifikasi dan Merekrut Tim dan Anggota Tim Investigasi

Tim investigasi bertugas untuk mengumpulkan dan melakukan analisis data, menyiapkan laporan investigasi, dan melakukan steering committe. Steering committe adalah mempresentasikan hasil laporan investigasi kepada tim pengarah proyek.

Untuk anggota tim investigasi tentu bisa sangat beragam, bahkan keanggotaannya mencakup orang-orang dari banyak negara di dunia. Keberagaman ini tentu membawa pengaruh bagi kinerja tim investigasi sehingga dibutuhkan pengetahuan bisnis tentang bidang yang dipelajari, komunikasi, dan kolaborasi untuk menyukseskan tim investigasi. 

Selain itu, anggota tim investigasi juga dapat berubah saat proses pengembangan sistem berlangsung. Hal ini bergantung pada knowledge, experience, dan skill yang dibutuhkan dalam tiap tahapan.

3. Menentukan Anggaran dan Jadwal Investigasi

Sesudah terbentuknya tim investigasi, maka anggota tim investigasi harus mengembangkan daftar dan milestones yang harus diselesaikan selama fase investigasi sistem. Tim investigasi mengukuhkan sebuah patok yang membantu mereka untuk meninjau kemajuan dan menentukan masalah yang terjadi selama proses investigasi sistem. Patok dalam konteks ini bukan pembatas, melainkan sebuah acuan sebagai pembanding setiap proses yang telah diselesaikan.

Masalah yang sering terjadi selama proses investigasi sistem adalah penundaan. Pengaruh penundaan terhadap proses investigasi adalah perusakan informasi pada system request. Contohnya jangkauan waktu tiap proses investigasi sistem yang sudah ditetapkan terpaksa dirubah karena penundaan. Tentu masalah ini harus membuat tim investigasi bekerja lebih ekstra.

Tim investigasi juga mempersiapkan anggaran untuk penyelesaian proses penyelidikan. Hal ini mencakup biaya transport dan dana yang digunakan untuk menutupi penggunaan sumber daya.

4. Melakukan Investigasi

Pada tahap melakukan investigasi, tugas terpenting yang dilakukan adalah penyempurnaan defenisi dan cakupan masalah yang dijelaskan dalam system request, serta gambaran umum kebutuhan bisnis yang harus dipenuhi sistem.

Ada dua metode yang digunakan untuk melakukan investigasi, yaitu Pengembangan Aplikasi Bersama (JAD) dan Functional Decomposition.

Pengembangan Aplikasi Bersama (JAD)

Pengembangan Aplikasi Bersama adalah proses pertemuan sistematis untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada tahap investigasi, analisis, dan fase desain proyek pada pengembangan sistem. Pengembangan Aplikasi Bersama mempertemukan pengguna, pemangku kepentingan, dan profesional SI untuk bekerja sama dalam melakukan analisis sistem yang ada, identifikasi masalah dan persyaratan solusi, serta mengusulkan dan mengevaluasi solusi yang mungkin termasuk kegunaan dan biaya.

Keuntungan Pengembangan Aplikasi Bersama (JAD) adalah sebagai berikut:

• Proses penyelesaian tugas yang terbukti sangat efektif dan efisien. Hal ini disebabkan oleh proses kerja sama yang melibatkan berbagai pihak untuk menyelesaiakan tugas yang ada.
• Karakter pemimpin yang partisipatif sangat membantu pemangku kepetingan dan pengguna untuk membeli hasil secara pasti.
• Kolaborasi lebih efektif dan mudah sehingga sesi Pengembangan Aplikasi Bersama dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja. Tentu hal ini juga menghemat biaya perjalanan.

Kekurangan Pengembangan Aplikasi Bersama (JAD) adalah sebagai berikut:

• Pengembangan aplikasi bersama membutuhkan waktu yang besar karena harus tersedia bagi semua partisipan sesi
• Tanpa partisipan sesi yang lengkap, maka sesi Pengembangan Aplikasi Bersama tidak akan berjalan dengan baik
• Tanpa kelengkapan laporan, maka sesi berpeluang untuk gagal
• Kemampuan dan latar belakang budaya organisasi yang berbeda dari tiap partisipan sesi berpeluang membuat sesi Pengembanan Aplikasi Bersama (JAD) tidak kondusif.

Contoh perusahaan yang menerapkan Pengembangan Aplikasi Bersama adalah Perusahaan Konsultan Liquid Mercury Solutions.

Functional Decomposition

Function Decomposition adalah teknik dalam  investigasi sistem yang dilakukan dengan pemecahan masalah kompleks menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga pengelolaan dan pemahamannya lebih mudah. Tujuan functional decomposition adalah menentukan proses bisnis yang termasuk dalam ruang lingkup sistem.

Baca Juga : Mengenal Sistem Pakar

5. Melakukan Analisis Kelayakan Awal

Melakukan analisis kelayakan teknis, ekonomi, hukum, operasional, dan jadwal.

•Analisis Kelayakan Teknis

Analisis Kelayakan teknis adalah memeriksa apakah suatu proyek layak dalam batasan teknologi yang tersedia saat ini. Kelayakan teknis sangat penting pada suatu organisasi untuk menentukan apakah teknologi yang akan digunakan itu dapat membantu proses bisnis organisasi.

•Analisis Kelayakan Ekonomi

Analisis Kelayakan Ekonomi bertujuan untuk menentukan apakah manfaat yang diharapkan terkait dengan proyek lebih besar daripada biaya yang diharapkan cukup untuk membuat proyek menarik secara finansial. Waktu yang dibutuhkan untuk membuat perkiraan biaya dan manfaat bisa dalam beberapa tahun guna memperhitungkan tingkat pengembalian internal atau nilai bersih proyek. Hal yang harus diperhatikan organisasi adalah keadaan pengeluaran yang melebihi target karena keberhasilan dan kegagalan upaya pengembangan sistem, setidaknya sampai tingkat tertentu yang dibandingkan dengan pemenuhan anggaran proyek.

•Analisis Kelayakan Hukum

Analisis Kelayakan Hukum adalah proses menentukan apakah Undang-Undang atau peraturan yang ada dapat mencegah dan membatasi proyek pengembangan sistem. Analisis kelayakan Hukum melibatkan analisis Undang-Undang dengan tujuan menentukan tindakan hukum terhadap proyek pengembangan sistem  dan konsekuensinya.

Kamu bisa melihat hampir di setiap negara-negara di Eropa, Amerika Latin, Afrika, dan Asia telah mengukuhkan undang-undang perlindungan data yang memberi larangan kepada individu secara pribadi untuk mengungkap dan menyalahgunakan informasi.

•Analisis Kelayakan Operasional

Analisis Kelayakan Operasional adalah proses menentukan bagaimana suatu sistem akan diterima oleh orang-orang dan seberapa baik akan memenuhi berbagai harapan kinerja system. Analisis Kelayakan Operasional juga dapat mempertimbangkan permasalahan seseorang seperti mengatasi penolakan karyawan terhadap perubahan, memperoleh support dari manajerial, memberikan pelatihan dan motivasi yang cukup, dan melakukan rasionalisasi konflik berdasarkan norma dan kebijakan organisasi.

•Analisis Kelayakan Jadwal

Analisis Kelayakan Jadwal adalah proses menentukan apakah suatu proyek dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang diinginkan. Proses ini melibatkan penyeimbangan waktu dan kebutuhan sumber daya proyek dengan proyek lain.

6. Menyiapkan Draft Laporan Investigasi

Menyiapkan draft laporan investigasi sistem berisi rangkuman hasil penyelidikan sistem dan rekomendasi tindakan seperti analisis sistem, modifikasi proyek dengan banyak cara, proses pengulangan penyelidikan sistem, atau bahkan pembatalan proyek.

7. Review Hasil Investigasi dengan Tim Pengarah

Laporan investigasi sistem ditinjau bersama tim pengarah untuk mendapatkan masukan dan nasihat yang digunakan untuk menyelesaikan laporan investigasi system. Setelah peninjauan proyek, tim pengarah mungkin setuju dengan rekomendasi tim pengembangan sistem atau mungkin menyarankan perubahan fokus proyek untuk lebih berkonsentrasi secara langsung pada pencapaian tujuan perusahaan tertentu. 

Berikut adalah contoh daftar isi untuk laporan investigasi sistem. Tipikal laporan investigasi sistem dimulai dengan ringkasan eksekutif dan diakhiri dengan daftar langkah selanjutnya.

Kesimpulan

Tahap perencanaan sistem menjadi langkah awal yang sangat penting dalam mengembangkan sebuah sistem. Bahkan boleh jadi tahap perencanaan sistem menjadi penentu keberhasilan pengembangan sistem, sehingga tiap prosesnya harus dilaksanakan dengan baik.

Well, begitulah penjelasan terkait tahap perencanaan sistem. Semoga menambah wawasan kalian ya!

Baca Juga : Mengenal Tacit Knowledge