Revitalisasi Bisnis Anda dengan Dashboard: Manfaat, Karakteristik, dan Penerapannya

Apakah kamu mengenal pengertian dashboard, tujuan, fungsi, desain dashboard yang baik, manfaat, karakterisrik, dan alasan penerapannya pada perusahaan.

Setiap perusahaan dalam melangsungkan proses bisnis tentu menyimpan berbagai informasi baik umum maupun khusus. Informasi-informasi tersebut dirangkum secara efisien dengan tujuan memberi kemudahan bagi pekerja atau orang awam dalam membaca, menelaah, dan menganalisis informasi yang terpampang. Salah satu cara yang dapat dilakukan perusahaan adalah menggunakan dashboard. Lalu, apa saja informasi yang terdapat pada dashboard? Informasi apa saja yang dapat diakses melalui dashboard ada bannyak, antara lain absensi karyawan, data penjualan, stock barang, inventaris, hingga pemasukan perusahaan. 

Pengertian Dashboard

Dashboard adalah tools manajemen informasi yang dipakai dalam pelacakan Key Performance Indicator (KPI), metrik, dan titik data utama yang relevan dengan bisnis, departemen, atau proses bisnis perusahaan. Dashboard mengumpulkan dan memvisualisasikan data dari berbagai sumber seperti database, file yang dihosting secara lokal, dan web service.

Dasbor menyajikan sekumpulan KPI tentang status proses pada titik waktu tertentu. Hal ini membuat kamu dapat melakukan monitor terhadap performa bisnis dengan menampilkan trend, data layanan, hingga informasi yang real-time.

Sekarang, apa itu KPI? KPI adalah metrik yang digunakan untuk memantau kemajuan dalam melaksanakan strategi yang dipilih untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi dan terdiri dari arah, ukuran, target, dan kerangka waktu.

KPI menurut Warren merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.

Tujuan Dashboard 

Tujuan dashboard atau dasbor adalah sebagai bahan untuk interpretasi informasi tentang aktivitas bisnis suatu perusahaan, organisasi, atau individu dalam sekumpulan indikator KPI. Hasil interpretasi ini kemudian digunakan untuk membaca perkembangan dan melihat peluang bagi bisnis suatu perusahaan, organisasi, atau perorangan.

Fungsi Dashboard

Fungsi dashboard atau dasbor adalah menyajikan ragam informasi secara inklusif secara sederhana dan menarik sehingga lebih mudah dalam memahami juga menafsirkan suatu informasi.

Desain Dashboard yang Baik

Desain dashboard yang baik adalah mampu memberikan informasi dengan mudah kepada pembaca. Pembaca harus dapat menangkap pemahaman dengan sekali melihat dashboard saja. Sehingga sebuah dashboard harus menampilkann data secara akurat dan lebih spesifik tanpa kehilangan bobot. Namun saat ini, banyak penyedia layanan dashboard lebih mengutamakan tampilan dan keindahan dashboard saja.

Desain dashboard yang baik adalah:

1. Tampilan

Tampilan dashboard adalah sederhana dan menarik. Kamu dapat menentukan layout terlebih dahulu sehingga memiliki gambaran informasi apa yang ingin disajikan. Font yang digunakan juga harus konsisten untuk menghindari variasi yang cenderung membuat tampilan dashboard runtut. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penggunaan grafik dan warna. Setiap grafik memiliki tujuan penggunaan yang berbeda. 

• Grafik batang digunakan untuk proporsi. Contoh: perbandingan jumlah mahasiswa laki-laki dan perempuan

• Grafik lingkaran digunakan untuk menampilkan data dalam persentase.

• Grafik garis digunakan untuk menampilkan data berupa perkembangan objek dari waktu ke waktu.

• Piktogram digunakan untuk menyajikan data dalam bentuk gambar yang mewakili objek pengamatan. Misalnya gambar hewan, bunga, buah, dan kendaraan.

Untuk penggunaan warna pada dashboard juga mempunyai aturan. Warna hijau menunjukkan keadaan aman, dan warna merah menunjukkan keadaan bahaya. Terakhir yang perlu diperhatikan adalah pemilihan judul yang harus mampu mewakili informasi dalam dashboard

2. Locating and Spacing

Locating adalah penempatan posisi grafik dalam dashboard. Proses ini harus dilakukan secara teliti agar penempatan informasi utama dan informasi pendukung yang sudah divisualisasi dalam bentuk grafik tertata secara rapi. Sehingga pembaca dapat menangkap informasi secara runtut dan tidak kebingungan. Sedangkan spacing adalah pengaturan jarak antara grafik dan kalimat (keterangan). Hindari penempatan grafik dan kalimat (keterangan) yang rapat agar pembaca tidak kesulihat dalam menangkap informasinya.

Manfaat Dashboard

Manfaat dashboard adalah:

1. Mampu memberi informasi secara inklusif atau menyeluruh

2. Membantu Pengambilan Keputusan

Dashboard memuat ragam informasi berdasarkan bukti berupa data-data dalam perusahaan. Salah satunya adalah aktivitas perusahaan mulai dari data pemasukan, data pengeluaran, inventaris, hingga pelaporan aktivitas presensi karyawan. Visualisasi informasi dalam dashboard didesain agar mudah dipahami audiens serta data-data real-time sehingga dapat membantu dalam pengambilan suatu keputusan

3. Memonitor Aktivitas 

Dengan menginterpretasi data-data dalam dashboard saja, sudah dapat dilakukan monitor aktivitas perusahaan. Misalnya dashboard berisi data penjualan barang X mulai tahun 2020 hingga tahun ini dalam grafik garis. Tentu dengan melakukan interpretasi perusahaan dapat memonitor aktivitas sehingga dapat merancang step by step dalam rangka peningkatan hasil penjualan. Sehingga dashboard bermanfaat dalam memonitor aktivitas perusahaan.

4. Membantu penyusunan plan 

Data dalam dashboard dapat menjadi keuntungan perusahaan untuk menangkap peluang ke depannya. Hal ini memengaruhi  keunggulan kompetitif suatu organisasi atau perusahaan dalam persaingan bisnis. Dengan berhasil melihat peluang organisasi atau perusahaan ke depannya, perusahaan dapat menyusun plan sedini mungkin guna menyukseskan peluang yang ada.

Karakteristik Dashboard

Karakteristik dashboard menurut Malik  Shadan adalah “SMART” yaitu Synergetic, Monitor, Accurate, Responsive, Timely) dan “IMPACT” yaitu Interactive, More data history, Personalized, Analytical, Timely).

Penjelasan karakteristik SMART adalah sebagai berikut:

1. Synergetic

Synergetic berarti dashboard sebagai visualisasi data harus menyajikan informasi yang mudah dipahami oleh pengguna. Dashboard mengumpulkan informasi dari beragam sumber dan menjadikannya dalam satu layar.

2. Monitor

Monitor berarti dashboard menampilkan Key Performance Indicator (KPI) sebagai alat kebutuhan dalam pembuatan keputusan untuk selanjutnya dilakukan penyesuaian dengan goals pembuatan dashboard tersebut. 

3. Accurate 

Accurate berarti dashboard menyajikan kebutuhan informasi secara akurat sehingga menjadi bahan informasi terpercaya bagi pengguna.

4. Responsive

Responsive berarti dashboard harus bisa memberi tanggapan terkait parameter yang sebelumnya terdefenisi dengan memberikan sinyal peringatan atau alert kepada penggunanya.

5. Timely 

Timely berarti dashboard menyajikan informasi yang real-time sehingga mampu menjadi bahan dalam pengambilan keputusan.

Karakteristik “IMPACT” dijelaskan dibawah ini:

1. Interactive

Interactive berarti pengguna dapat melakukan drill-down dan memperoleh informasi lebih detail dan akurat.

2. More data history 

More data history berarti pengguna dapat melihat tren perkembangan Key Performance Indicator guna mendapat informasi tentang keadaan saat ini. Dengan informasi yang di dapat tentu dapat dilakukan analisis untuk melihat perbedaan kondisi beberapa tahun lalu (sesuai periode yang diukur) dengan tahun saat ini.

3. Personalized 

Personalized berarti penyajian informasi pada dashboard harus spesifik untuk tiap kelas pengguna yang disesuaikan pada hak untuk memperoleh akses.

4. Analytical 

Analytical berarti memberikan sarana bagi pengguna dalam melakukan kegiatan analisis.

5. Collaborative 

Collaborative berarti memberikan fasilitas untuk kegiatan tukar laporan antar pengguna terkait hasil pengamatan dashboard masing-masing.

6. Trackability 

Trackability adalah menyediakan kesempatan untuk pengguna dalam melakukan kostumasi metrik yang ingin dia lacak.

Jenis-Jenis Dashboard

Jenis-jenis dashboard antara lain:

1. Dashboard Operasional

Dashboard operasional adalah dashboard yang digunakan dalam pembaruan data terkini untuk selanjutnya merekam semua aktivitas tim proyek. Dashboard operasional mempunyai time liness data relativ sangat tinggi.

Dashboard operasional mengontrol perubahan harian serta hasil untuk memastikan kecocokan rencana perusahaan terhadap pencapaian, juga memastikan apakah tujuan dari strategi yang diterapkan perusahaan mengalami keterpurukan pada hari itu. Contoh dashboard operasional adalah marketing dashboard.

2. Dashboard Analitik

Dashboard analitik adalah dashboard yang digunakan untuk melakukan analisis isi data. Dengan dashboard analitik, pengguna diizinkan untuk menyelidiki tren, memprediksi hasil, menambah pengetahuan dan menetapkan target berdasarkan insight dalam data history. Contoh dashboard analitik adalah financial performance dashboard.

3. Dashboard Strategis

Dashboard strategis adalah dashboard yang difungsikan oleh eksekutif untuk mengontrol status dari KPI. Ditinjau dari tingkat data terbarukan, dashboard strategis kurang dari dashboard operasional. Contoh sales dashboard.

Macam-Macam Dashboard

Macam-macam dashboard adalah:

1. Enterprise performance dashboard

Enterprise performance dashboard menyajikan tampilan informasi dengan konsep balanced scorecard. Hal ini bertujuan dalam pemantauan aktivitas suatu organisasi atau perusahaan secara high-class.

2. Divisional dashboard

Divisional dashboard biasanya dipakai dalam sektor dan ragam bidang pada organisasi seperti dashboard untuk pemasukan, pengeluaran, penjualan, dan lainnya.

3. Process / activity monitoring dashboard

Process / activity monitoring dashboard menyajikan tampilan dashboard yang cocok difungsikan untuk monitor suatu proses kritis. Contohnya saja distribusi barang ke konsumen, pelacakan gempa, temperatur, cuaca, dan sebagainya.

4. Application dashboard

Application dashboard menyuguhkan tampilan dashboard yang dirancang menyatu dengan aplikasi. Hal ini bertujuan untuk membuat tampilan dashboard berisi informasi pengukuran.

5. Customer dashboard

Customer dashboard berhubungan dengan aktivitas organisasi dalam memberikan spirit kepada customer.

6. Vendor dashboard

Vendor dashboard dipakai vendor untuk melakukan interaksi dengan mitra.

Alasan menerapkan Dashboard pada perusahaan

Melansir dari Lizard Global, data merupakan aset yang sangat penting pada bisnis modern saat ini. Sehingga perusahaan perlu mengetahui dengan tepat apa yang ingin dicari beserta posisinya untuk kemudian menganalisis dan melakukan pembaruan informasi. Atas alasan tersebut diperlukan dashboard yang mana merupakan informasi terpusat untuk menampilkan metrik yang lebih baik.

Selain itu, berikut beberapa alasan perlunya suatu perusahaan membuat dashboard.

1. Perusahaan dapat melakukan kontrol terhadap banyak metrik secara kesatuan. Hal ini karena kemampuan dashboard yang efisien dalam menampilkan metrik dan KPI dalam waktu bersamaan sehingga pengguna tidak perlu melakukan akses ke banyak alat berbeda.

2. Dashboard bersifat cloud-accessible. Dengan perkembangan teknologi yang kian melejit maka akses ke dashboard dapat dilakukan lewat internet atau cloud. Hal ini tentu membuat banyak pegguna dapat mengakses pada waktu yang bersamaan, tanpa mempermasalahkan lokasi dan tempat yang dipakai.

3. Informasi pada dashboard mudah untuk dibaca. Dashboard didesain seperti arus air yang menuntun pengguna secara langsung kepada berbagai data penting dalam perusahaan. Hal ini tentu menghemat waktu karena menghindari proses browsing terhadap informasi yang dibutuhkan.

4. Dashboard berisi laporan penting yang memberi pilihan bagi perusahaan untuk mengatur tujuan dan melacak progres yang ada.

5. Mempercepat pertumbuhan. Hal ini dipengaruhi oleh cara perusahaan dalam mencari jalan yang mengoptimalkan proses internal dari bisnis dan memberi efisiensi.

6. Meningkatkan Pelayanan pelanggan. Dilansir dari sirclo store, dashboard memungkinkan perusahaan mengetahui data terkait pelanggan seperti perilaku pelanggan, percakapan sesama pelanggan, testimoni pelanggan, produk yanng disukai pelanggan, dan sebagainya.

Kesimpulan

Dashboard didesain sederhana namun harus dapat menampilkan keseluruhan informasi secara akurat. Dashboard memiliki banyak jenis dan macam tergantung pada sektor dan bidang apa dashboard tersebut dibuat. Tentunya penggunaan dashboard saat ini benar-benar memberi bantuan bagi organisasi, perusahaan, dan bisnis. 

Itu tadi pemaparan terkait dashboard dan berbagai manfaatnya. Semoga bermanfaat untuk pembaca semua.